国分寺・世田谷で活動中
＊
ダンスインストラクター・ISD個性心理学認定講師・フェロモンアップヒーリング®認定講師
VividLife 市川千晶です
先日、国分寺つやめきフェスタの出展者の方々にむけた説明会を開催しました。
早速ですが今回は
| 国分寺つやめきフェスタ主催するにあたって
＊イベント事前説明会は必要か？と思ってた点 |
についてお話したいと思います。
ご興味のある方は是非
イベント事前説明会が必要な理由とは？｜いらないと思っていたこと
イベント事前説明会。
私が出展者としてハンドメイドイベントや地域のイベントに参加していた時。
「出展者の方は事前説明会にご参加下さい」
ってのは
「なんで？？？説明は読めば分かるしなぁ・・・なくてもいいじゃん」
って思ってたんですね。
でもいい出会いもあるし、参加できるときは行ってました。
注：イベントによって説明会があるもの、ないものがあります。
今回、自分が主催する際に説明会はいらないかなーって思っていたのですが、
まわりの経験豊かな方々から
「説明会は絶対すべき！！」
とアドバイスいただきました。
「・・・何故に？？？」
「質問をひとまとめに答えられる場所がないとあなたが大変だし、みなさんも不安」
「チラシ郵送をすべてやるのは大変」
「気持ちを共有してもらういい場所となる」等
と説明いただき
「なるほど！オッケー」
納得。
「はやっっ」
「初開催ですしね、やれることはやろう」
イベント説明会も準備が大変！｜私が用意したこと
ってことは、説明会の準備も必要ってことなんだよね。
なんとなく、必要なことをリストアップしてやってみる。
場所をおさえる
まずは場所を確保しないと。
経費おさえたいから、低価格の公共施設狙いがいい。
そして参加してくれる方が来やすいような駅近くがいいし、人数が多いので広い場所がいい。
登録さえしていなかったので急いで手続きに。（1月末）
上手くタイミングが合って４月抽選に間に合う時期（2月はじめ）に登録でき、
ちょうどいい日が当選しました！
《ポイント》地域センターは低価格だが抽選などがあり
早めに登録しておかないと人気の場所は希望の日程が抑えられない可能性がある。
資料づくり
初開催のイベントは相変わらずコツコツコツ準備です。
今回ご用意したものは
①説明会資料・参加者名簿
イベント当日の朝からの流れ・注意点・お願いなどをちょっとしたことから並べてみました。
あったりまえーと思ってることでも連ねてく。
自分にとってそうでも他の人にとっては「知らない」ことかもしれません。
主催と出展者の意思疎通・確認をするために必要と思います。
《ポイント》説明会資料としてその日のスケジュール、注意点、各自用意してもらうもの（お釣り、ディスプレイのことなどあったりまえーと思っていることでも）細かく記載しておくといい。
②イベントチラシ
説明会に直接お渡しできれば、郵送等の手間が省けます。説明会で皆様と一緒に見ながら実感が湧いてきます。
この日に間に合うように！と頑張って早めに発注しなくては。
そのために出展者の皆様には説明文・写真などの締切を守ってもらうようにお願い。
間に合った！
デザインまでの流れはこちらで
《ポイント》チラシは説明会当日に渡せれば郵送の手間が省ける。みんなで一緒に見ることで、実感が湧いてくる。そのためには早めに発注、出展者の情報を載せる場合は期限をつけて提出をお願いする。
説明会当日のお手伝いしていただける方を募る
説明会当日に早めに来てお手伝いいただける方をさがす。
当日は人の手を借りたいことが多いです。説明会当日に早めに来て会場セッティング、チラシ分配などの作業を手伝っていただける方を出展者に募りました。
《ポイント》参加者の方にお願いできることは頼む
説明会の司会・進行を考える
流れをね、考えておかないとね。
説明会の司会・進行を考える
これは、一緒に動いてくれているスタッフリーダーに頼みました。
《ポイント》頼めることは、頼む・・・・が（この話はまた今度）
名刺を用意
交流会もかねているので。
私は自分で作ってるので、参加者人数分を用意
こんなかんじで用意していきました。
まとめ
イベント説明会開催に準備しておくこと
＊場所を確保
＊当日資料作成
＊当日お助け人員お願い
＊司会進行を考える
＊自己紹介のための名刺用意
当日はただでさえカオス＆パニックになります。
準備できるところはきっちりとしておこう。
「で、説明会はどうだったん？」
「やってよかったー！絶対必要だわ」
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市川 千晶 (Vivi)
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